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太原市河西農產品有限公司配送中心
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物流配送
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太原市河西農產品有限公司配送中心 |
配送中心的功能及作業
物流配送中心信息管理是以完成配送中心的功能及作業為目的，是實現物流配送的基礎工作。同時，物流配送中心信息管理受其功能及作業的制約。
配送中心的功能
配送中心不僅對物流活動具有支持保障的功能，而且具有連接整個供應鏈和使整個供應鏈活動效率化的功能。配送中心的功能包括：
＊倉儲保管功能
＊商品配送功能
＊商品流通和加工功能
＊信息提供功能
1.倉儲保管功能
商品交易完成后，除直接送貨外，所有商品都將經歷入庫、保管、流通加工。包裝后出庫，因此配送中心需具有倉儲保管的功能。倉儲保管功能分為有形的倉庫管理作業和無形的庫存管理作業：
(1)倉庫管理作業。包括商品從入庫到出庫之間的裝卸、搬運、流通加工、保管區域規劃等一切與商品實務操作、設備、人力資源等相關的作業。其中入庫作業要考慮預定入庫的數據輸入；入庫廠商、車次調度(即只臺的使用調度)；入庫商品裝卸規劃；入庫商品檢驗；人庫商品數據輸入；商品搬移上架時搬運工具及人力規劃、貨位指示與管理等。商品在儲存狀態中的作業內容包括貨位的調整、搬運、庫存數量清點、庫存跟蹤等功能。訂單在確定排定日期后，商品必須提示出庫，按照客戶要求加以分類、包裝、流通加工。這包括揀貨批次的規劃；流通加工包裝批次規劃；揀貨單、包裝單、流通加工單的打印及分派工作；揀貨、包裝、流通加工的補貨調度及規劃；補貨單打印及分派工作；揀貨單、包裝單、流通加工單數據輸人；出貨單據打??；出貨商品在出貨區堆疊等。配送中心若采用自動機具設備，則需有自動機具設備與控制計算機間信息的傳輸、轉換與控制系統；對包裝容器需要容器組合選用系統，物品裝卸托盤時需有物品擺放規劃系統等。還需包括倉庫的規劃布置系統，例如倉儲區的規劃，如果是大批出貨，托盤出貨只需將商品按倉儲區分類存放；而若出貨或儲存單位比較復雜的話，則需按儲放單位的不同而規劃成幾個貨區，再按各區域內的晶稠分類存放，以方便揀取，這些都需納入庫存區域規劃管理系統。有些配送中心因為各項品種進出庫單位不同而需采用臺并托盤作業，這就需要在入庫時做合并托盤登錄，出庫時跟蹤取貨作業；在流通加工區、包裝區、揀貨區的規劃布置中，也要根據各項作業所需的設備特性、節省人力搬運、方便人力揀取等來規劃設備的擺放、操作人力的配置及操作方法的制定等系統。
(2)庫存管理作業。除了商品出入庫的各項實際作業外，庫存量的變化則顯示配送中心資金積壓狀況，另外商品進出量的準確性也影響了庫存損失金額，因此配送中心需做好庫存管理工作。其作業包括產品分類、經濟采購批量及訂購時點的確定、庫存盤點作業、商品周轉率分析與貨位使用率分析等。
2．配送功能
商品揀取包裝處理好后，需由運輸設備送達客戶手中，故商品配送時需包括派車計劃及出貨路線選擇、裝車調度等。其中派車計劃包括該批次出貨商品所需配送車輛品種及數量，計算機管理系統中應包括路線選擇系統來決定配送順序，裝車人員還可據此順序裝載商品。此外還需開發配迭途中配送狀況的信息傳輸，以便在商品配送途中進行商品的跟蹤、運送設備的監控管理及意外狀況的處理。
3．流通加工功能
配送中心的流通加工作業包括分類、磅秤、大包裝拆箱改包裝、產品組合包裝、商標、標簽粘貼作業等。為適應這些作業的需求，計算機管理系統的設計可包括工具、設備、人力的選用及調派系統，組合商品的搭配選用系統，包裝容器的選用系統、包裝方法的規劃設計系統等。
4．信息提供功能
配送中心除進銷、流通加工、儲存保管等功能外，還能為配送中心提供各種信息，為配送中心經營管理政策制定、商品路線開發、商品銷售促銷政策的制定提供參考。系統可提供下列三種信息：績效管理、經營規劃、配送資源計劃。
(1)為經營業務績效管理與各項管理政策的制定提供參考根據?？冃У脑u估可包括：商品銷售績效管理、作業處理績效管理、倉庫保管效率管理、配送效率管理、機具設備使用管理等。所提供的信息如下：
① 商品銷售績效管理。包括：
＊商品毛利計算。
＊商品周轉率、周轉時間計算
＊商品銷售總數統計
＊各種商品所占經營額比率
＊各種商品總銷售利潤分布比率
＊退貨訂單統計
＊退貨金額與總銷售金額比率分析
＊退貨商品與銷售商品數量比較分析
＊退貨商品排行
＊退貨原因分析
② 作業處理績效管理。包括：
＊作業人員營促銷量統計。
＊作業人員負責進銷訂單與退貨訂單金額比率分析。
＊作業人員呆賬及銷售金額比率分析。
＊作業人員賬款期長短分析。
＊訂單處理人員失誤率分析。
＊訂單處理人員每日訂單處理數據統計。
＊出貨人員失誤率分析。
＊出貨人員每日訂單處理數據統計。
＊客戶聯絡費用統計(含電話費、網絡租用費)。
③ 倉庫保管效率管理。包括：
＊保管容量效率(保管容量與倉庫總容量之比)。
＊渠道、貨物處理容量比率(渠道+貨物處理容量與貨物處理人數)。
＊每人每月的容量處理比率(月出、入、存放容量與貨物處理人數之比)。
＊保管效率分析(庫存金額與倉庫面積之比)。
＊庫存周轉率(營業額與平均庫存金額之比)。
＊庫存月差比率(高峰月份的月底庫存與谷底月份的月底庫存之比)。
＊合同倉庫利用率(自有、寄售、租借倉庫使用面積與總倉庫面積之比)。
＊單位出入庫的裝卸費(裝卸費與總出入庫商品數值)。
＊入庫人員生產力評估(進貨金額與投入人員日數之比)。
＊倉庫使用容量高低峰比率。
＊缺貨率(接單缺貨數與出貨量之比)。
④ 配送效率管理。包括：
＊單位時間配送量。
＊空車率(空車行走距離與配送總距離之比)。
＊輸送率(裝載重量X行走距離與該車可載重量╳可行走距離之比)。
＊裝載率(裝載重量與可載重量之比)。
＊配送次數管理(總配送店數與配送次數之比)。
⑤ 機具設備使用管理。包括：
＊碼頭使用率(進貨車次裝卸貨停留總時間與碼頭月臺數╳工作天數╳每日工作時數)。
＊碼頭高峰率：高峰車數／碼頭月臺數。
＊搬運設備使用率(總搬運設備使用時間／該月總工作時間)。
＊流通加工所產生的商品報廢率。
＊包裝容器使用率。
＊包裝容器損壞率。
＊機具設備損壞率分析(機具設備損壞維修時間／總可用時間)。
(2)
為配送中心經營規模提供參考。由各種實體配送活動及作業所產生的各項信息足以為經營規模人員提供參考，包括由現行機器設備使用率及使用需求比率來考慮使用自動化機具設備的可能性、租用分析及其使用的成本效益；由現有商品銷售量分析或客戶反應的商品需求來調節商品品種或新商品開發的可能性分析；由現有人力分配及使用狀況來擬定未來的人力資源計劃；參考自有車、租賃車公司的各項費用及可用車數、可調派人力及其他外雇車輛條件，來衡量自有車、租賃車比率及所需費用并制定租賃管理條例；統計分析現有各項活動所需費用以作為運費、倉庫保管費、支出預算等成本控制的依據。
(3)為多庫配送中心的配送資源規劃提供參考。包括多庫配送中心的產品線規劃分析、多庫調貨計劃及執行、人力資源的規劃配置、機具設備的需求分析、實際配送的運作規劃。
配送中心的作業
1．市場開發作業
除實際銷售商品的作業外，還需要進行商品促銷、讓消費者了解各項商品特色并獲得消費者的需求。促銷要考慮以下的作業內容或計算機管理系統的開發，如銷售預測、現有銷售數據分析、商品管理、客戶管理等。其中商品管理系統包括暢、滯銷品分析、商品周轉率分析、商品獲利能力分析及市場對此類商品需求分析等。
商品退貨作業一般容易比較容易忽視。退貨作業內容本身比較復雜，作業量也比較大，尤其是退貨商品檢驗、退貨數量核查等工作耗費大量時間和人力。退貨作業除退貨商品檢驗、退貨數量核查外還需將可用商品重新人庫、可修補商品送往流通加工區處理、不可用商品予以報廢，并且統計各項送修、報廢數量以供檢查庫存、出貨流通加工、配送過程的問題。
2．訂單處理作業
配送中心的交易始于客戶的詢價、業務部門的報價，然后是訂單的接收，業務部門需查詢出貨日的庫存狀況、裝卸貨能力、流通加工負荷、包裝能力、配送負荷等是否能滿足客戶需求。當無法按客戶要求交貨時，業務部門需進行協調。由于配送中心不隨貨收款，因此在訂單處理時，需根據公司對客戶的信用狀況進行查核。另外，需統計該時段的訂貨數量，并調貨、分配出貨程序及數量。退貨數據也在此階段處理。此外，業務部門還需制定報價計算方式，做報價歷史管理，制定客戶訂購最小批量、訂貨方式或訂購結賬截止日。
3．采購作業
接受訂單后，配送中心需向供貨廠商或制造廠商訂購商品。采購作業包括商品數量需求統計，向供貨廠商查詢交易條件，然后根據所需數量及供貨廠商提供的經濟訂購批量定出采購單。采購單發出后則進行人庫進貨的跟催。其中，由于商品必須購入后才能夠出貨，因此議價功能對配送中心就非常重要。議價則需要配送中心多方詢價，統計訂購量；建立廠商管理系統，對供貨價格、商品質量、交貨日期等進行管理。
4．進貨入庫作業
開出采購單后，入庫進貨管理員即可根據采購單上預定入庫日期進行入庫作業調度；在商品入庫當日，進行人庫資料查核、入庫質檢，當質量或數量不符時即進行適當修正或處理，并輸人人庫數據。入庫管理中可按一定方式指定卸貨及托盤堆疊。對于退回商品的入庫需經過質檢、分類處理，然后登記入庫。商品入庫后有兩種作業方式：
(1)商品入庫上架，等候出庫需求時再出貨。商品入庫上架可由計算機或管理人員按照倉庫區域規劃管理原則或商品生命周期等因素來指定儲放位置并登記，以便日后的庫存管理或出貨查詢。
(2)直接出庫。此時管理人員需按照出貨要求將商品送往指定的出貨碼頭或暫時存放地點。人庫搬運過程中需由管理人員選用搬運工具、調派工作人員，并安排工具、人員的工作流程。
5．庫存管理作業
庫存管理作業包括庫區管理及庫存控制。庫區管理包括：商品在倉庫區域內擺放方式、區域大小，區域分布等規劃；商品進出倉庫方式的選擇，如先進先出方式或后進先出方式；進出貨方式的制定，如商品所需搬運工具、搬運方式，倉儲區貨位的調整及變動等。此外，庫區的管理還包括包裝容器的使用與保管維修。庫存控制則需按照商品出庫數量、入庫所需時間等來制定采購數量及采購時間，并計劃好采購時間預警系統；制定庫存盤點方法，定期打印盤點清單，并根據盤點清單內容清查庫存數、修正庫存賬目并制作盤盈盤虧報表。
6．補貨及揀貨作業
統計客戶訂單即可知道商品真正的需求量。在出庫日，當庫存數滿足出貨需求量時，即可根據需求數量打印出庫揀貨單及各項揀貨指示，進行揀貨區域的規劃布置、工具選用及人員調派。出貨揀取不只包括揀取作業，還需補充揀貨貨架上的商品，使揀貨不至于缺貨。這包括補貨量、補貨時點、缺貨作業水準的確定和補貨作業人員調派。
7．流通加工作業
配送中心的各項作業中，流通加工能提高商品的附加價值。流通加工作業包括商品的分類、過磅、拆箱重包裝、貼標簽及商品組合包裝。這就需要進行包裝材料及包裝容器的管理、組合包裝規則的制定、流通加工包裝工具的選用、流通加工作業的調度、作業人員的調派。
8．出貨作業
處理完成商品揀取及流通加工作業后，即可進行商品出貨作業。出貨作業包括：根據客戶訂單為客戶打印出貨交易計劃，制定出貨調度計劃，打印出貨批次報表、出貨商品上含所需地址的標簽及出貨核對表；由調度人員決定集貨方式、選擇集貨工具、調派集貨作業人員，并決定運輸車輛大小與數量；由倉庫管理人員或出貨管理人員決定出貨區域的規劃布置及出貨商品的擺放方式。
9．配送作業
配送作業包括商品裝車并實際配送。完成這些作業需事先規劃配送區域的劃分或配送路線安排，由配送路線選用的先后次序來決定商品裝車順序，并在商品配送途中進行商品跟蹤、控制及配送途中意外狀況的處理。
10．會計作業
商品出庫后銷售部門可根據出貨數據制作應收賬單，并將賬單轉入會計部門作為收款憑據；商品入庫后，則由收貨部門制作入庫商品統計表，以作為供貨廠商催款稽核之用，并由會計部門制作各項財務報表供經營政策制定及經營管理參考。
11．經營管理及績效管理業務
除上述作業外，還需高層管理人員通過各種考核評估來實現配送中心的效率管理，并制定經營決策及方針。
經營管理和績效管理可先由各個工作人員或中層管理人員提供各種信息與報表，包括出貨銷售統計數據、客戶對配送服務的反饋報告、配送商品次數及所需時間報告、配送商品的失誤率、倉庫缺貨率分析、庫存損失率報告、機具設備損壞及維修報告、燃料分析等。然后，根據各項活動及活動間的相關性，將作業內容相關性較大者或數據相關性較大者分成同一組群，并將這些組群視為計算機管理系統下的大結構。
配送中心信息系統的作用與結構
配送中心主要是為滿足各店鋪的需求而產生的，基本上以集合多家店鋪的作業量來達到大量采購、節省運輸成本的目的，因此配送中心信息系統所體現出來的作用及結構管理應以銷售出庫及采購入庫管理為系統管理重點。另外由于這種配送中心注重服務質量與配送時效，在配送時間安排、派車計劃及路線選擇均較為重視，并且這種配送中心還需針對個別店鋪做單位揀貨、分類包裝、重新包裝、組合包裝及粘貼標簽等流通加工作業，因此集貨、理貨、揀貨系統仍作為重點。
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